Administration Performance Tuning®

V předcházejících článcích o oboru Performance Tuning® jsme se podrobně seznámili s několika systemickými principy, kterými se řídí tzv. živé systémy. Firma jako celek mezi živé systémy jednoznačně patří, je charakterizována jako sociální systém. Moc složitě řečeno? Pomůžeme si modelem. Představme si neuronovou síť. Tato síť není pouhým součtem nervových buněk (neuronů), ale je tvořena zejména organizací spojů mezi jednotlivými buňkami (tzv. synapsemi), které vznikají na základě frekvence vzruchů, které po nervových drahách proudí. Každý vzruch si hledá svoji vlastní cestu, kudy proudí, a po mnoha opakováních tak vzniká již „zaběhnutá“ nervová dráha. Tyto „zaběhnuté“ dráhy pak vytvářejí tzv. neuronovou síť, se svojí charakteristickou organizací jednotlivých synapsí. Čím více užitečných synapsí (spojů mezi neurony) nervová soustava aktivně využívá, tím větší schopnost má.

Proč to zmiňujeme při ladění výkonu firmy jako organizace? Protože stejně tak jako o výkonu nervové soustavy rozhoduje ne počet neuronů, ale počet synapsí (spojů) mezi nimi, tak i v organizaci rozhoduje o výkonu a schopnosti využít vnitřní kapacity firmy její schopnost vytvářet efektivně fungující odběratelsko-dodavatelské vztahy (funkční spoje – propojení mezi jednotlivými pracovníky).

Organizace firmy (administrace její struktury) se zpravidla snaží popsat vztahy mezi jednotlivými lidmi pomocí funkčního zařazení jednotlivých pracovníků, pomocí definování „pozice“ pracovníka. Tento způsob „administrace“ firmy nešťastně opomíjí fakt, že pozice ve firmě definuje rozložení „moci“, nikoliv však funkční spolupráci při přenosu hlavního „vzruchu“ firmou, kterým je řetězec tvorby hodnoty produktu končící u zákazníka. Těmito hodnototvornými řetězci uvnitř firmy protéká práce, kdy výstup práce jednoho pracovníka slouží jako vstup pro práci dalšího pracovníka. Organizační struktury společností zpravidla tyto hodnototvorné řetězce nekopírují a mají tedy pouze omezenou schopnost tvorbu hodnoty workflow v jejím průběhu firmou ovlivňovat. Pomůžeme si jednoduchou představou. Pokuste se na průhlednou fólii nakreslit, kudy protéká práce mezi jednotlivými interními odběrateli a dodavateli až směrem k zákazníkovi. Pak na jinou fólii naneste stávající organizační strukturu společnosti. A v posledním kroku obě fólie přes sebe přeložte. Získáte dva odlišné obrázky popisující „kudy teče práce“ versus „co řídíme“. Základem Administration Performance Tuning® je sladění organizace firmy s aktuálním přirozeným workflow tak, aby lépe umožňovala ovlivňovat kvalitu, ale i kvantitu práce protékající v interních odběratelsko-dodavatelských řetězcích.

Musíme se zde pozastavit u pojmu přirozený tok práce. Tyto toky vznikají samovolně podle preferencí jednotlivých interních odběratelů a dodavatelů, nikoliv na základě jejich řízeného zavedení či vytvoření. Jakkoliv se je organizační struktura snaží nadefinovat, reální pracovníci uvnitř firmy si své „optimální“ dodavatele a odběratele najdou sami podle svého. A stejně tak se toky práce vyvíjejí v čase. Proto je v rámci Administration Performance Tuning® aktivit vhodné zavést periodicky používaný nástroj, který bude v pravidelných intervalech (ideálně každé čtvrtletí) uchopovat aktuální toky práce a organizaci firmy přizpůsobovat jejich aktuálnímu stavu. Současný management se však dopouští chybného, zcela opačného postupu – reálné toky práce se snaží násilně „ohnout“ naimplementované organizační struktuře firmy. Administration Performance Tuning® respektuje fakt, že nejlépe dokážou popsat své odběratelsko-dodavatelské vztahy samotní pracovníci, kteří jsou na nich přímo závislí. Proto je součástí onoho periodicky se opakovaného nástroje Administration Performance Tuning® i čtvrtletní tzv. audit workflow, jehož smyslem je nejen popsat aktuální toky práce, ale získat od samotných pracovníků uvnitř těchto vztahů jejich vlastní závazky na optimalizační opatření pro zvýšení kvality a kvantity workflow uvnitř jejich vztahů. Nejde tedy o analytický nástroj konstatující „co je špatně“, ale o plánovací nástroj řešící „co udělám pro to, aby kvalita i kvantita byly v pořádku“. Tyto závazky nedefinují ani manažeři pracovníků, ani auditující experti, ale samotní pracovníci uvnitř interních odběratelsko-dodavatelských vztahů. Navržené postupy jsou tedy jejich osobní závazky pro nápravu a prevenci, vycházející z jejich vlastních definic a závazků. Jsou tedy pro samotné pracovníky okamžitě uchopitelné a realizovatelné.

Kontinuální přizpůsobování organizace firmy reálným toků práce spolu s optimalizačními závazky jednotlivých samotných pracovníků ve vztahu k workfolw, která se jich bezprostředně týká, zajišťují následně postupný nárůst potenciálu výkonu organizace firmy. To je tedy podstatou Administration Performance Tuning®. Podrobnější popis poskytnou realizované workshopy Performance Tuning®, které zájemcům o tuto oblast ladění výkonu doporučujeme navštívit.